Nov 20

Eén van de grootste projecten waar ik dit jaar aan mocht bijdragen was ongetwijfeld TEDxUtrecht. De eerste TEDx in deze stad, veel pionierswerk. Samen met het kernteam bestaande uit Martijn Klein (sponsors), Arjan Haring (license, curator), Nathalie Waser (finance), Ingrid Dinnissen (speakers), Marie-José Linders (production), Joost de Bruin (license) en Yohan Creemers (guest list) ben ik bijna een jaar bezig geweest met het bedenken, inrichten, opzetten, voorbereiden en uitvoeren van dit geweldige evenement.

Mijn rol bij TEDxUtrecht 2012 was die van ‘Teamcaptain communications’, wat eigenlijk wil zeggen dat ik eindverantwoordelijk was (en nog steeds ben, dit gaat door namelijk :-)) voor alle online en offline communicatie rondom TEDxUtrecht. Dat deed ik uiteraard niet alleen, ik had hierbij hulp van een geweldig team mensen: Mariëlle Romeijn, Thirza Stam, Gijs Craenmehr, Tirso Francés, Sylvia de Jong, Jonne KuijtMatthijs Roumen, Ronald van SchaikBas Gezelle en Joris Daalhuisen. Allemaal communicatie-professionals met ieder zijn of haar eigen expertise. Die ik vanaf dit punt bij hun voornaam ga noemen.

Thema

Als eerste actie van het kernteam stond het ‘thema bepalen’ op de agenda. Na een brainstorm met Arjan, Ingrid en Tirso is het thema vastgesteld op ‘Full creative potential’.

Samen met Richard House van Storyfountain hebben we vervolgens het thema verder vertaald naar een ‘corporate story’, een verhaal rondom het thema. Dit verhaal kun je lezen op de homepage van TEDxUtrecht.

Het bureau Dietwee van Tirso heeft vervolgens die thema verder uitgewerkt in een beeldmerk. Iets wat opvalt, tot de verbeelding spreekt, actiegericht is en zelfs enigszins provoceert tot het ‘forceren van creativiteit’. De creatievelingen van Dietwee (onder leiding van Jonne) kwamen met het beeld van een Molotov cocktail. Een beeld dat perfect aansluit bij de story en aan alle voorwaarden voldoet om een onderscheidend en actiegericht beeld neer te zetten. Samen met Bas en Matthijs van Rhinofly is vervolgens dit beeld uitgewerkt tot een geanimeerde storyline die ons verhaal perfect overbrengt.

Gedragsdoelstelling

Naast een mooi thema met een goede associatie en gevoel heb ik (mediapsycholoog die ik ben) natuurlijk ook daarbij een gedragsdoelstelling geformuleerd.

Iedereen die zich op wat voor manier dan ook verbind met TEDxUtrecht creativiteit een meer prominente plek in hun dagelijks leven laten geven

Om deze gedragsdoelstelling te behalen hebben we met het communicatieteam een multichannel strategie ontwikkeld. Mensen kennis laten maken met creativiteit dmv Facebook, snelle communicatie dmv Twitter, event informatie dmv de website, naamsbekendheid dmv sprekers en PR, lokale bekendheid en stimuleren van het ‘Utrecht’ gevoel dmv printmedia zoals posters, flyers en banieren in de stad.

Online engagement

De online strategie, mede bedacht door Ronald, Bas, Matthijs en Gijs, bestond grofweg uit 3 fasen:

  1. Proeven aan creativiteit
  2. Spelen met creativiteit; bewustwording
  3. Eigen creativiteit inzetten voor een maatschappelijk thema

Fase 1 hebben we gerealiseerd door op basis van crowdsourcing Facebook-updates te delen die op een bepaalde manier de creativiteit triggeren. Dit kon van alles zijn: een plaatje, foto, quote van een spreker, video van bv een andere TED talk. Met deze ‘snack content’ hebben we 1000+ fans ‘verdiend’ (om met termen van Klaas Weima te praten: “Verdiende Aandacht“)

Na te zijn ‘gewend’ aan deze creativiteit volgde een fase (fase 2) waarin een oproep werd gedaan om hiermee te oefenen. In deze fase zijn mini-opdrachtjes uitgezet maar ook bijvoorbeeld een competitie ‘Creative places’.

De laatste fase (fase 3) bestaat uit het inzetten van deze creativiteit ten behoeve van een maatschappelijk thema. Voor TEDxUtrecht hebben we als thema ‘kraanwater’ gekozen. Kraanwater is gezond, goed voor het milieu en goedkoper dan fleswater (bottled water). De centrale vraagstelling bij deze creatieve Challenge is:

Hoe kunnen we nu zorgen dat Utrechters vaker voor kraanwater kiezen?

We hebben draagvlak voor dit vraagstuk gecreëerd door te partneren met de gemeente Utrecht, Vitens en Join the Pipe en deze als leden van het ‘Challenge Team’ te laten deelnemen. Het resultaat is de Utrecht Kraanwater Challenge of #UKChallenge.

Via het online platform Ideanet van The Innovation Factory zijn we dus een c0-creatie fase ingegaan waarbij we via alle online- en offline kanalen TEDxUtrecht fans oproepen om op http://www.fullcreativepotential.com hun idee te delen. We hebben specifiek gekozen om deze fase over het TEDxUtrecht evenement zelf heen te tillen zodat we gebruik kunnen maken van de inspiratie die onze fans tijdens het event zelf hebben opgedaan. Daartoe hebben we dan ook tijdens het event zelf een oproep gedaan om te participeren. Deze oproep was ook zichtbaar als ‘still image’ tijdens de pauzes in onze live webcast waar partners als Seats2Meet en de Provincie Utrecht met geïnteresseerden naar keken.

Sponsoring

Om een dergelijk groot evenement te kunnen draaien heb je partners nodig. Partners in cash en partners in kind. Met andere woorden: sponsoren die geld ter beschikking stellen en sponsoren die capaciteit, systemen of andere waardevolle zaken ter beschikking stellen. Martijn Klein en zijn team hebben een zeer mooi scala aan sponsoren en ‘founding partners’ weten te enthousiasmeren om zich aan TEDxUtrecht te verbinden. Voor dit jaar, maar hopelijk ook voor komende jaren! Founding partners zijn vooralsnog de Hogeschool Utrecht en Ziggo, met daarbij nog een hele hoop sponsoren en ‘vrienden van’ die op allerlei manieren groots hebben bijgedragen aan TEDxUtrecht. Je vind ze allemaal hier.

Sprekers

Je kunt uiteraard alles nog zo goed doen qua communicatie, uiteindelijk draait het bij een TEDx event natuurlijk om de sprekers, de zgn ‘Talks’. Ingrid en haar team hebben een uitstekende speaker line-up weten neer te zetten met voor ieder wat wils. Terwijl ik tijdens het event door de hallen liep, hoorde ik mensen praten over sprekers die voor hen geweldig waren en sprekers die voor hen minder inspirerend waren. Wat mij vooral opviel is dat bij die laatste categorie steeds verschillende namen vielen. En dat sommige namen bij de één als ‘topper’ werden genoemd, terwijl de ander minder warm werd van die betreffende talk. Dit is voor mij een teken dat het sprekersteam een goede spreiding aan interesses heeft neergezet, blijkbaar voor ieder wat wils. Er was niet één spreker bij die structureel als beste of als slechtste werd benoemd. En dat is mooi.

Sommige sprekers waren meer bedreven in ‘public speaking’ dan anderen. Om de sprekers te helpen voorbereiden hebben we wederom een beroep gedaan op de speaker coaches Jaap en Joni van Great Communicators. Zij hebben de sprekers voorbereid, met hen geoefend, het verhaal doorgelopen, tips gegeven over nonverbaal gedrag en omgang met stress en nog veel meer. En dit werd door de sprekers zeer gewaardeerd als extra service.

Productie en Experience

Naarmate het event dichterbij komt kreeg Marie-José, teamcaptain production, het steeds drukker. Ook zij had een heel team aan productiemensen om zich heen geschaard die samen invulling aan de dag hebben gegeven. Veel overleg met partners zoals videoproductie maatschappij HD Videoproductions, die het hele evenement geweldig op video heeft vastgelegd. En uiteraard veel overleg met onze venue, de Stadsschouwburg Utrecht. Wat een mooie en passende lokatie!

Over (bijna) alles was nagedacht: van het croissant- with newspaper ontbijt tot de tear-off badges die je kon gebruiken als visitekaartje.

Om de beleving van ‘Full creative potential’ compleet te maken heeft Rogier Martens ons geholpen met het ‘experience design’. Eén van de resultaten daarvan was het buiten paviljoen bestaande uit houten TEDxUtrecht bankjes en paraplu’s die impliciet voor een verbinding tussen personen zorgen. Daarnaast heeft Bonnie Kirkels het samen met Marie-José druk gehad met het organiseren van de TEDxpo, een kleine expositie van kunstenaars waar de bezoekers gedurende de dag hun creativiteit konden laten prikkelen, maar ook creativity at work konden zien. Er was zelfs mogelijkheid om live aan een videokunstwerk van wereldberoemde kunstenaar Frans Hofmeester deel te nemen!

In het kader van het ‘aanwakkeren van de creatieve vlak’ of ‘igniting the spark’ kwam als slot-act een live vuurspuwer op toneel. David Boelee ontstak symbolisch het creatieve vuur in alle aanwezigen, waarna – na het event – de TEDxUtrecht Talks hun werk moeten gaan doen in de hoofden van de aanwezigen.

Voor degenen die er helaas niet bij konden zijn waren er een groot aantal simulcast locaties beschikbaar waar live naar TEDxUtrecht gekeken kon worden.

Afterparty

Na het event (door ruim 1000 mensen bezocht) was er nog een VIP diner met sponsoren, sprekers en gasten van sponsoren. Om vervolgens te eindigen met een flinke afterparty (TEDxAfter Hours) in de Tivoli Spiegelbar (Utrecht).

#UKChallenge

Na 8 november gaat zoals gezegd de #UKChallenge nog door. 30 november is de einddatum, tot die tijd bestaat de mogelijkheid om je eigen idee in te dienen. De deelnemers maken kans op een Join the Pipe startpakket t.w.v. € 100,- en uiteraard hun idee samen met één van de TEDxUtrecht partners gemeente Utrecht, Vitens of Join the Pipe daadwerkelijk te realiseren.

Video’s

Zoals de meeste aanwezigen weten gaat het bij TED allemaal om ‘ideas worth sharing’. Hiertoe moeten alle TEDx Talks volgens strikte richtlijnen opgenomen en gepubliceerd worden. Voor TEDxUtrecht hebben we een apart playlist aangemaakt met daarin alle talks van TEDxUtrecht 2012.

Foto’s

Uiteraard zijn er ook genoeg foto’s gemaakt van sprekers, bezoekers, venue en alle extra activiteiten. Kijk hier naar de Flickr stream!

Het Social media verhaal

Naast de live social media reports die ik op de dag zelf via Twitter en Facebook heb uitgebracht hebben we de social media berichten verzameld en met behulp van Storify tot een ‘Social media verhaal’ gemaakt. Check it out!

 

 

 

preload preload preload